En una organización las personas pasan un gran parte de su tiempo en las organizaciones, así como las organizaciónes requieren a las personas para sus operaciones y actividades, de la misma manera que necesitan recursos financieros, materiales y tecnológicos. En estas organizaciónes las personas ya no son recursos o activos de la compañía, sino socios capaces de proporcionar vida y éxito a la organización.
El área de Recursos Humanos (RH) funciona en un contexto formado por organizaciones y personas. Administrar personas significa trabajar con quienes forman parte de las organizaciones y consta de ellas las personas que las integran. Además están formadas por personas, y dependen de ellas para lograr sus objetivos y cumplir sus misiones. Para las personas, las organizaciones son un medio para alcanzar diversos objetivos personales con un costo mínimo de tiempo, esfuerzo y problemas. Muchos de estos objetivos no se lograrían mediante esfuerzos personales aislados. Las organizaciones surgen precisamente para aprovecharla sinergia del trabajo coordinado y conjunto de varias personas, a lo que le llamamos trabajo en equipo, en esta área se tiene que administrar el resto de los recursos organizacionales y de las personas que forman parte de la organización.
Los seres humanos por sus limitaciones individuales se ven obligados a cooperar entre sí, a formar organizaciones para lograr ciertos objetivos que la acción individual y aislada no alcanzarla. Una organización es un sistema de actividades conscientemente coordinadas de dos o más personas. La cooperación entre estas es esencial para la organización.
Las sociedades modernas e industrializadas se caracterizan porque casi todo proceso productivo se realiza por medio de las organizaciones. El hombre moderno pasa la mayor parte de su tiempo en el trabajo, del que depende para nacer, vivir, aprender, trabajar, ganar su salario, curar tus enfermedades y obtener todos los productos y servicios que necesita.
Organizaciones lucrativas y no lucrativas
Las organizaciones pueden tener objetivos lucrativos o no lucrativos. Existen explícitamente moldeadas para lograr objetivos lucrativos como un modo de autosustentación mediante el excedente de resultados financieros y de la obtención de ganancias de inversiones o de capital. También existen organizaciones cuyo objetivo principal no necesariamente es el lucro.
Las empresas son ejemplos clásicos de organizaciones lucrativas, pues toda definición de empresa considera necesariamente el objetivo de lucro. Una empresa es la actividad humana que busca reunir e integrar recursos humanos y no humanos que son recursos financieros, materiales, tecnológicos, de mercadotecnia, etc. con la finalidad de lograr objetivos de autosustentacion y de lucro mediante la producción y comercialización de bienes o servicios. La autosustentacion es el objetivo obvio, pues da continuidad y permanencia a la actividad. La utilidad representa la remuneración a la actividad y el estímulo que asegura la libre iniciativa de continuar o incrementar esa actividad.
Las organizaciones constituyen sistemas abiertos. Un sistema es un conjunto de elementos relacionados dinámicamente que desarrollan una actividad para lograr determinado objetivo. Todo sistema opera sobre la materia, energía o información obtenidas del ambiente, las cuales constituyen los insumos o entradas (mputs) de recursos necesarios para que funcione el sistema.
La organización constituye un conjunto de elementos cuya finalidad es cumplir un objetivo de acuerdo con un plan. En esta definición hay tres puntos básicos. Primero, hay un propósito u objetivo para el que se proyecta el sistema; segundo, hay un proyecto o conjunto establecido de elementos; tercero, las entradas de información, energía y materiales se emplean para que el sistema funcione.
En la organización se debe considerarse de manera simultánea desde los puntos de vista de la eficacia y de la eficiencia. Eficacia es una medida normativa del logro de resultados, mientras que eficiencia es una medida normativa de la utilización de los recursos en los procesos. En términos económicos, la eficacia de una organización se refiere a su capacidad de satisfacer una necesidad de la sociedad mediante los productos (bienes o servicios) que proporciona, mientras que la eficiencia es una relación técnica entre entradas y salidas. En estos términos, la eficiencia es una relación entre costos y beneficios; asimismo, se refiere a la mejor forma de realizar los cargos.
Una organización no se comporta como un sistema abierto, sino solo una parte de ella la estructura y el comportamiento organizacional son variables dependientes, mientras que el ambiente y la tecnología son variables independientes. El ambiente impone a la organización desafíos externos, mientras que la tecnología presenta desafíos internos. Para enfrentar estos desafíos internos y extremos, se distinguen tres niveles organizacionales que a continuación se describen.
El nivel institucional corresponde al nivel más alto dentro de la organización el cual está integrado por los directores, propietarios o accionistas y por los altos ejecutivos. También es denominado nivel estratégico porque es donde se toman las decisiones y se establecen tanto los objetivos de la organización como las estrategias necesarias para alcanzarlos. Este nivel es periférico, pues constituye la conexión con el ambiente. Funciona como un sistema abierto y tiene que enfrentarse a la incertidumbre debido a que no tiene ningún control sobre los eventos ambientales del presente ni capacidad para prever con precisión razonable los eventos ambientales futuros.
El nivel intermedio se le conoce también como nivel táctico, mediador o gerencia. A este nivel pertenecen los departamentos y las divisiones encargados de la programación y realización de tareas muy bien definidas y delimitadas es nivel operacional. El nivel intermedio amortigua los impactos de la incertidumbre del ambiente provenientes del nivel institucional, los absorbe y los digiere para llevar al nivel operacional los programas, rutinas y procedimientos de trabajo rígidamente establecidos, que este último habrá de seguir para ejecutar con eficiencia las tareas básicas de la organización.
Al nivel operacional se le conoce también como nivel técnico o núcleo técnico, y se encuentra en las áreas internas e inferiores de la organización. Es el nivel organizacional más bajo, en donde se realizan las tareas y también las operaciones. Este nivel comprende la programación y realización de las actividades cotidianas de la empresa. En este nivel se encuentran máquinas y equipos, insolaciones físicas, líneas de montaje, oficinas y mostradores de atención al público, que constituyen la tecnología de la organización.
Las personas constituyen el recurso más valioso de la organización. El dilema del área de Recursos Humanos es tratar a las personas como tales con características propias de personalidad, motivación, valores personales, etc. o como recursos que cuentan con habilidades, capacidades, conocimientos, etc. Como las organizaciones constan de personas, el estudio sobre ellas es fundamental para el área de Recursos Humanos.
Para entender la conducta se debe aceptar que las personas viven y se mueven en un campo psicológico y que tratan de reducir sus disonancias en relación con el ambiente. Además, el estudio de la conducta debe tener en consideración la compleja naturaleza del ser humano ser transaccional dirigido a objetivos y que actúa como sistema abierto.
Entre los factores internos y externos que influyen en la conducta esta la motivación; el comportamiento se explica con el ciclo motivacional que termina con la satisfacción, la frustración o la compensación de las necesidades humanas. Estas se clasifican en una jerarquía que coloca las necesidades primarias en la base necesidades fisiológicas y de seguridad, y a las secundarias necesidades sociales, de aprecio y de autorrealización en la cima.
Las necesidades actúan al mismo tiempo, con predominio de las secundarias o superiores. Por otro lado, la motivación se explica mediante la influencia de dos factores: los higiénicos o de insatisfacción, y los motivacionales o de satisfacción. Sin embargo, la motivación también se explica con un modelo contingencia: la motivación para producir depende de la instrumentalizad de los resultados intermedios como es la productividad en relación con los resultados finales el dinero, beneficios, promoción, etc.
El estado motivacional de las personas establece el clima organizacional, y también recibe su influencia. En función de ello, la conducta en las organizaciones presenta características importantes para el área de Recursos Humanos, y el hecho de que el hombre sea una entidad compleja dificulta enormemente la actividad de dicho departamento.
Capital humano y capital intelectual
Durante toda la era industrial, las organizaciones que tenían éxito eran las que incrementaban su capital financiero, que eran edificios, fabricas, maquinas, equipos, inversiones financieras y hacían que creciera y se expandiera. La imagen de éxito organizacional se representaba por el tamaño de la organización y de sus instalaciones físicas, por el patrimonio contable y, sobre todo, por su riqueza financiera.
Las organizaciones trataban de acumular activos tangibles, físicos y concretos como base de su éxito, fuerza y poder de mercado. La acumulación de recursos financieros y materiales era uno de los objetivos organizacionales más importantes. Hoy las organizaciones que tienen éxito son extremadamente agiles e innovadoras, y por esta razón no dependen de su tamaño. En otras palabras, el que una organización hoy en día sea grande no significa que tenga éxito. Existen organizaciones pequeñas que logran un éxito enorme y son más rentables que organizaciones más grandes. Esto se debe a la innovación.
La innovación es la capacidad de una organización de proporcionar productos y servicios creativos e innovadores que transforman a los que ya son obsoletos e inútiles. Es la capacidad de una organización de adelantarse a las demás conquistando clientes y consumidores, al ofrecerles mayor satisfacción por sus compras.
En la era de la información, el capital financiero deja de ser el recurso más importante de una organización. Otros activos intangibles e invisibles toman rápidamente su lugar para reflejarlo a un plano secundario. Nos referimos al capital intelectual. El capital intelectual de la organización consta de activos intangibles, como los siguientes:
- Capital interno: comprende la estructura interna de la organización, conceptos, modelo y sistemas administrativos y de cómputo. La estructura interna y las personas constituyen lo que por lo general conocemos como organización. También la cultura o el espíritu organizacional forman parte integral de esta estructura.
- Capital externo: comprende la estructura externa de la organización, es decir, las relaciones con clientes y proveedores, así como marcas, marcas registradas, patentes y el prestigio de la empresa. El valor de estos activos se determina por el grado de satisfacción con que la empresa soluciona los problemas de sus clientes.
- Capital humano: es el capital de gente, talentos y competencias o habilidades. La competencia de una persona es la capacidad de actuar en diversas situaciones para crear activos, tanto tangibles como intangibles.
Las personas y las organizaciones
Las personas se agrupan para formar una organización por medio de las cuales puedan lograr objetivos comunes e imposibles de alcanzar individualmente. Las organizaciones que alcanzan esos objetivos compartidos, las que tienen éxito, tienden a crecer. Ese crecimiento exige más personas, cada una con objetivos individuales esto provoca un creciente distanciamiento entre los objetivos organizacionales que son comunes a los que formaban parte de la organización y los objetivos individuales de los nuevos participantes.
Para superar el posible conflicto potencial entre esos objetivos, la interacción entre personas y organización se complica y dinamiza. Esa interacción funciona como proceso de reciprocidad basado en un contrato psicológico lleno de expectativas mutuas que rigen las relaciones de intercambio entre personas y organizaciones.
En primer plano, las organizaciones ofrecen incentivos o estímulos, el segundo plano, las personas brindan contribuciones. El equilibrio organizacional depende del intercambio entre incentivos y contribuciones como ganancia para la organización.
El sistema de administración de Recurso Humanos
La administración constituye la manera de lograr que las cosas se hagan de la mejor forma posible, con los recursos disponibles, a fin de alcanzar los objetivos. La administración incluye la coordinación de recursos humanos y materiales para lograr las metas. En esta concepción se configuran cuatro elementos básicos:
- Alcance de los objetivos.
- Por medio de personas.
- Mediante técnicas.
- En una organización.
Básicamente, la tarea de la administración es integrar y coordinar recursos organizacionales muchas veces cooperativos, otras veces en conflicto como personas, materiales, dinero, tiempo, espacio, etc., hacia los objetivos definidos, de manera tan eficaz y eficiente como sea posible la Administración de Recursos Humanos específicamente el área de RH es un área de estudio relativamente nueva, el profesional de Recursos Humanos es un ejecutivo en organizaciones grandes y medianas.
El área de Recursos Humanos es perfectamente aplicable a cualquier tipo y tamaño de organización, las organizaciones combinan los recursos materiales, financieros, humanos, de mercadotecnia y administrativos, cada uno a cargo de una especialidad de la administración. Sin embargo, la administración de los Recursos Humanos defiende de factores complejos, como el estilo de administración que la organización desee adoptar puede basarse en la teoría X o en la Y. Otra manera de ver los estilos administrativos es el análisis de los sistemas de administración: un continuum del sistema 1 autoritario y rígido al sistema 4 participativo y grupal. De aquí se deduce el carácter multivariado del área de RH, pero sobre todo su naturaleza situacional. Además, el área de RH es una responsabilidad de línea y una función de stajf.
El área de RH puede visualizarse como un sistema cuyo proceso implica cinco subsistemas interdependientes: el de provisión o atracción, el de organización, el de retención, el de desarrollo y, por ultima, el de evaluación de los recursos humanos. Las políticas de recursos humanos por lo general se basan en cómo cuidar cada uno de estos cinco subsistemas. Una función de sus objetivos y de su influencia en las distintas áreas de la organización, las dificultades que enfrenta el área de RH cada vez son más dependiendo de la organización.
Reclutamiento de personal
El subsistema de provisión de recursos humanos se dedica al reclutamiento y selección de personal. La organización, como sistema abierto, interactúa con el mercado de recursos humanos y sufre profundas influencias del mercado de trabajo. Los mecanismos de oferta y demanda de esos mercados tienen repercusiones tanto para los candidatos como para las organizaciones que actúan en ellos. Como sistemas abiertos, las organizaciones se caracterizan por la rotación de personal cuyas causas pueden ser internas o externas, que imponen costos primarios y secundarios a la organización. El ausentismo constituye otro factor de incertidumbre e imprevisibilidad para las organizaciones.
El reclutamiento representa un sistema que procura atraer candidatos de las fuentes de reclutamiento identificadas y localizadas en el mercado de recursos humanos. El proceso de reclutamiento comienza con la emisión de la requisición de empleo: el departamento que hace la requisición es el que toma la decisión de reclutar candidatos. El departamento de reclutamiento o staff es el que elige los medios, el reclutamiento interno, externo o mixto, con objeto de tener las mayores ventajas en el proceso y los mejores candidatos.
En el reclutamiento externo emplea una o más de las técnicas siguientes, el archivo de candidatos, recomendación de candidatos por los empleados, carteles en la puerta, contactos con sindicatos, con asociaciones de profesionales, con escuelas y universidades, asociaciones de reclutamiento, viajes de reclutamiento, anuncios en periódicos o revistas, agencias de colocación o empleo, etcétera.
Selección de personal
El reclutamiento y la selección forman parte de un mismo proceso denominado provisión de recursos humanos. El proceso de selección se hace a partir de comparación entre dos variables: requisitos del puesto y características de los candidatos. La selección es también un proceso de decisión y de elección, con tres modelos: de colocación, de selección y de clasificación.
En todos los casos, la situación es una responsabilidad de línea y una función de staff. El primer paso en la selección es obtener información acerca del puesto por cubrir esto se puede mediante el análisis de puestos, requisición de personal, etcétera. El siguiente paso es obtener información acerca de los candidatos mediante técnicas de selección: entrevistas, pruebas de conocimientos o habilidades, tests psicológicos, tests de personalidad y técnicas de simulación.
El proceso de selección puede encadenar estas técnicas en etapas, según la exactitud y precisión deseadas. Los resultados de la selección se evalúan con ciertos indicadores genéricos o con el cociente de selección. Lo más importante es la transferencia paulatina de las acciones y decisiones sobre reclutamiento y selección a los gerentes y sus equipos. La selección de personal atraviesa por un proceso de delegado y descentralización hacia los gerentes y sus equipos.
Diseño de puestos
Los procesos de la organización de recursos humanos comprenden la ubicación de las personas en los puestos y la evaluación de su desempeño. Se dice que la organización es un sistema que cuenta con funciones donde, una función es un conjunto de actividades y conductas que se requieren de una persona. Para que las funciones se le atribuyan a un participante debe pasar por un proceso de socialización organizacional, es decir, un proceso de aprendizaje de los valores, normas y conductas requeridos por la organización.
El área de RH considera las funciones como puestos sin embargo, no siempre es el área de RH la que diseña o describe los puestos, sino otros departamentos, que pueden utilizar diversos modelos para el diseño, como el clásico o tradicional, de diseño humanista o el situacional. Lo que se debe tomar en cuenta es que los puestos se ajusten o adecuen al crecimiento profesional de las personas, a esto se le llama enriquecimiento o ampliación de puestos. Los puestos dejan de ser individuales o aislados socialmente y se transforman en actividades en equipo con alto contenido social.
Todo esto pretende mejorar la calidad de vida en el trabajo, esto es para incrementar el grado de satisfacción de las personas con su actividad y su organización, con la descripción y análisis de puestos que son diseñados por los demás departamentos, el área de RH necesita describirlos y analizarlos para determinar las características, habilidades, aptitudes y conocimientos que necesitan tener sus ocupantes y administrarlos de mejor manera esto es con la finalidad de enriquecer el conocimiento de ellos.
Los puestos requieren exigencias que imponen a sus ocupantes, el análisis de puestos se basa, por lo general, en cuatro factores de especificación, requisitos intelectuales, requisitos físicos, responsabilidades adquiridas y condiciones de trabajo los métodos para el análisis de puestos son: observación, entrevista, cuestionarios y métodos mixtos
El análisis de puestos se realiza por lo general en tres etapas: planeación, preparación y realización. En primer plano esta la descripción y el análisis de puestos representaba la base fundamental para toda acción del área de RH, pues permitía obtener los apoyos económicos para el reclutamiento y la selección del personal, capacitación, administración de sueldos y salarios, evaluación del desempeño, higiene y seguridad en el trabajo, también de informar al supervisor o al gerente correspondiente sobre el contenido y especificaciones de los puestos que corresponden a su área, porque la descripción y el análisis de puestos es una responsabilidad de línea y una función de staff.
Evaluación de desempeño
En una organización la evaluación del desempeño es un concepto dinámico, porque la evaluación se puede dar de forma formal o informalmente, con cierta continuidad. La evaluación del desempeño representa una técnica de administración imprescindible en la actividad administrativa es un medio que permite detectar problemas en la supervisión del personal y en la integración del empleado a la organización o al puesto que ocupa, así como discordancias, desaprovechamiento de empleados que tienen más potencial que el exigido por el puesto, problemas de motivación, etcétera. Dependiendo con los tipos de problemas identificados, la evaluación del desempeño sirve para definir y desarrollar una política de RH acorde con las necesidades de la organización.
La evaluación del desempeño es una apreciación sistemática del comportamiento del personal en los puestos que ocupan. A pesar de ser una responsabilidad de línea, en algunas empresas es una función de staff; la evaluación del desempeño puede ser responsabilidad del supervisor directo, del propio empleado o incluso de una comisión de evaluación, lo cual depende de los objetivos de esta.
Existen diversos métodos de evaluación del desempeño pero las principales son: Escalas gráficas, elección forzada, investigación de campo, comparación por pares, frases descriptivas y métodos mixtos. En cualquiera de estos métodos, la entrevista de evaluación de desempeño con el empleado evaluado constituye d punto principal de sistema; es la comunicación que sirve de realimentación y que reduce las discordancias entre superior y subordinado.
Planes de prestaciones sociales
Las prestaciones sociales son facilidades, servicios, comodidades y ventajas que la organización ofrece a sus miembros. Son una forma de remuneración de origen reciente. Respecto de su obligatoriedad, pueden serlo por ley, o adicionales o superiores a la ley; respecto de su naturaleza, pueden ser económicas o extraeconómicas; por sus objetivos, pueden ser asistenciales, recreativas o complementarias. Las prestaciones son medios a disposición de la organización para satisfacer las necesidades humanas la fisiológicas, de seguridad, sociales y de estima, en el terreno de los factores higiénicos o los insatisfactorios.
Los costos de los planes de prestaciones sociales pueden sufragarlos la empresa en su totalidad, distribuirse mediante prorrateo proporcional entre la empresa y los empleados, o pagarlos íntegramente a los empleados. Sin embargo siempre deben sujetarse al principio de la responsabilidad mutua; es decir, sus costos deben ser compartidos, de alguna manera, entre empresa y empleados. Los planes de prestaciones sociales tienen el objeto de ofrecer ventajas, tanto a la empresa como, principalmente, a los empleados.
Calidad de vida en el trabajo
Los subsistemas para retener a los recursos humanos también exigen que las condiciones de trabajo garanticen condiciones de salud y bienestar. Por tanto, se deben abatir las condiciones de insalubridad y peligrosidad. La higiene laboral se enfoca a las personas servicios médicos y servicios adicionales como a las condiciones ambientales del trabajo como iluminación, ruido y las condiciones atmosféricas como temperatura, humedad, ventilación, etcétera.
La seguridad laboral se concentra en la prevención de accidentes, robos e incendios. En la prevención de accidentes. La CIPA complementa al departamento encargado de la seguridad. Los accidentes se evalúan con el coeficiente de frecuencia CF y el de gravedad CG, y ambos permiten comparar la situación con otras empresas. La prevención de accidentes procura identificar sus causas con el objeto de remediarlas y evitar nuevos accidentes.
El costo indirecto de los accidentes laborales suele representar directo multiplicado por cuatro. La prevención de robos incluye esquemas de vigilancia y controles internos en la empresa. La prevención de incendios pone del concepto del triángulo del fuego, según el cual se clasifican los tipos de incendios y los métodos más eficaces para prevenir y combatir cada uno de ellos.
La calidad de vida en el trabajo (CVT) está adquiriendo una importancia sin precedente para el éxito de la organización. Esta depende del grado de satisfacción de las personas en relación con la empresa y el ambiente laboral.
La dinámica del nuevo proceso de selección es impresionante la correlación entre empresas con éxito y que deleguen todo el proceso de selección de personal a los gerentes y sus respectivos equipos de trabajo, en una actitud de administración participativa. Esto se debe a que la administración participativa se caracteriza por la administración de las personas de manera descentralizada, a fin de que cada gerente se convierta en un administrador de personas, en un administrador de sus subordinados. Pero cada gerente administra los demás recursos con ayuda de su equipo de trabajo. En las organizaciones exitosas, los que seleccionan a las personas son los gerentes y sus equipos respectivos.
La administración participativa parte del supuesto de que todas las personas tienen que formar parte del proceso de decisión y que, por tanto, nada más lógico que los mismos equipos tengan la responsabilidad de decidir respecto de sus futuros miembros y colegas.
Relaciones con las personas
Las relaciones laborales son el sistema de relaciones entre la organización, sus miembros y los sindicatos que los representan. Las políticas de relaciones laborales pueden ser de cuño paternalista, autocrático, de reciprocidad o participativo, que implica la corresponsabilidad del sindicato para mantener un clima saludable en la organización. La etapa del sindicalismo influye en las relaciones laborales. Existen medios de acción sindical legítimos y legales, como la huelga, e ilícitos de presión, como huelga simbólica, huelga de advertencia, paro por esmero, tortuguismo, paros relámpago, etcétera en contraparte, los medios de presión patronal son el cierre temporal lockout y la lista negra.
La representación de los trabajadores en la organización puede ser directa o antisindical, como en el caso de los consejos de fábrica y los comités de empresa, o sindical, cuando los trabajadores están afiliados a sus respectivos sindicatos. Los conflictos entre las personas y las organizaciones se generan por las condiciones antecedentes como diferenciación de actividades, recursos compartidos e interdependencia, cuando se suman a las condiciones desencadenantes como percepción de incompatibilidad de objetivos y de posibilidad de una interferencia, producen el comportamiento de conflicto, que exige una resolución a fin de evitar secuelas.
Los conflictos tienen resultados constructivos o destructivos. También existen los conflictos laborales estos son los que implican a las organizaciones y a los sindicatos que representan a sus empleados. Los contratos colectivos o acuerdos laborales colectivos, establecidos en las negociaciones colectivas, sirven para resolverlos.
La democracia industrial surgió en Europa para evitar que la economía se impulse exclusivamente por instrucciones de los directivos de las organizaciones y para permitir la inclusión de la voluntad de todas las partes interesadas, en especial la de los trabajadores.
Fabian Olivares
